Senin, 21 April 2014
Minggu, 20 April 2014
Sabtu, 19 April 2014
Jenis-Jenis Arsip
JENIS-JENIS ARSIP
Jenis-jenis arsip dapat dilihat dari beberapa sudut pandang di antaranya sebagai berikut:
1. Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung di dalamnya. Menurut ensiklopedia Administrasi, arsip atau warkat jenis ini dapat dibedakan menjadi:
a. Vital record (warkat sangat penting)
b. Important record (warkat penting)
c. Useful record (warkat berguna)
d. Non essential record (warkat tidak penting)
2. Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip dari/warkat dari wujud benda arsip tersebut. Arsip/warkat jenis ini terdiri atas:
a. Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis misalnya surat dinas, akta, dan lain-lain.
b. Arsip visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisan/ukiran/pahatan, seperti peta, relief, poster dan lain-lain.
3. Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip/warkat dari segi isi yang terkandung di dalamnya.
Arsip/warkat jenis ini dapat berupa:
a. Financial record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan, misalnya tata cara pembayaran.
b. Inventory record. Adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangnan (goods) yang memuat antara lain keadaan fisik barang, lokasi tempat barang tersebut, dan lain-lain.
c. Personnel record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, seperti catatan riwayat hidup, penglaman kerja, konduite absensi pegawai.
d. Sales record, adalah catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan, misalnya, mutu penjualan, hasil penjualan, prosedur penjualan, dan lain-lain.
e. Production record, adalah catatan-catatan yang berhubungna dengan masalah produksinya, misalnya jumlah barang yang dihasilkan, jenis barang yang dihasilkan, dan lain-lain.
4. Ditinjau dari pemilikannya, yaitu melihat arsip dar aspek kepemilikannya serta asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembaga/kantor tersebut, antara lain:
a. Berasal dari lembaga pemerintahan antara lain:
1) Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Pusat (Arnapus)
2) Arsip Nasional Republik Indonesia yang berada di masning-masing Daerah tinkat-I, yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda)
b. Berasal dari instansi pemerintahan/swasta
1) Arsip primer merupakan arsip asli.
2) Arsip sekunder, adalah srsip yang berupa salinan.
3) Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya (sentralisasi).
4) Arsip unit adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing-masing unit di mana arsip tersebut dibuat (tersebar/desentralisasi).
5. Ditinjau dari fungsi arsip
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahan suatu organisai.
b. Arsip inaktif atau pasif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan pengelolaannya sudah mulai menurun oleh unit sentral dalam suatu organisasi.
c. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus, menerus bagi organisasi, namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat umum/Negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referansi saja.
Syarat-Syarat Arsip
SYARAT-SYARAT ARSIP
Arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat/diterima oleh lembaga pemerintahan/ swasta/perorangan dan pempunyai nilai guna, yang disusun menurut sistem tertentu agar pada saat diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa tidak semua warkat atau surat dapat dikategorikan sebagai arsip, sebab surat atau warkat baru dapat dinyatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Merupakan kumpulan warkat
Warkat/records adalah setiap catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat tentang sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan oran untuk membantu pengingatan.
2. Mempunyai nilai guna
Menurut Vernoon B. Santen, nilai guna arsip adalah ALFRED, yaitu:
A: administrative value (nilai guna di bidang administrasi)
L: legal value (nilai guna di bidang hukum)
F: fiscal value (nilai guna di bidang keuangan)
R: research value (nilai guna di bidang penelitian)
E: educational value (nilai guna di bidang pendidikan)
D: documentary value (nilai guna di bidang dokumentasi)
3. Disimpan menurut sistem tertentu
Pada dasarnya ada 5 macam sistem penyimpanan arsip, yaitu:
a. Sistem abjad
Penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad dari A-Z. Kode tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
b. Sistem pokok soal (subyek)
Penyimpanan sistem ini adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat (pokok soal isi surat).
c. Sistem tanggal (kronologis)
Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat (untuk surat keluar), dan tanggal penerimaan surat (untuk surat masuk).
d. Sistem nomor
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka. Nomor yang digunakan bukan nomor surat, tetapi nomor kode penyimpanan.
e. Sistem wilayah
Penyimpanan dengan sistem ini adalah penyimpanan arsip dikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu.
4. Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat. < br /> Sumber:
Anggrawati, Dewi.2004.Sistem Kearsipan. Bandung: Armico.
Mulyono, Sularso, Muhsin, Marimin.1984.Dasar-Dasar Kearsipan.Yogyakarta: Liberti.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa tidak semua warkat atau surat dapat dikategorikan sebagai arsip, sebab surat atau warkat baru dapat dinyatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Merupakan kumpulan warkat
Warkat/records adalah setiap catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat tentang sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan oran untuk membantu pengingatan.
2. Mempunyai nilai guna
Menurut Vernoon B. Santen, nilai guna arsip adalah ALFRED, yaitu:
A: administrative value (nilai guna di bidang administrasi)
L: legal value (nilai guna di bidang hukum)
F: fiscal value (nilai guna di bidang keuangan)
R: research value (nilai guna di bidang penelitian)
E: educational value (nilai guna di bidang pendidikan)
D: documentary value (nilai guna di bidang dokumentasi)
3. Disimpan menurut sistem tertentu
Pada dasarnya ada 5 macam sistem penyimpanan arsip, yaitu:
a. Sistem abjad
Penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad dari A-Z. Kode tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
b. Sistem pokok soal (subyek)
Penyimpanan sistem ini adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat (pokok soal isi surat).
c. Sistem tanggal (kronologis)
Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat (untuk surat keluar), dan tanggal penerimaan surat (untuk surat masuk).
d. Sistem nomor
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka. Nomor yang digunakan bukan nomor surat, tetapi nomor kode penyimpanan.
e. Sistem wilayah
Penyimpanan dengan sistem ini adalah penyimpanan arsip dikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu.
4. Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat. < br /> Sumber:
Anggrawati, Dewi.2004.Sistem Kearsipan. Bandung: Armico.
Mulyono, Sularso, Muhsin, Marimin.1984.Dasar-Dasar Kearsipan.Yogyakarta: Liberti.
Pengertian Arsip
PENGERTIAN ARSIP
Dalam bahasa Belanda arsip disebut juga dengan “archief” yang memiliki arti:
1. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.
2. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berujud tulisan, gambar, grafik dan sebagainya.
3. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.
Ada beberapa istilah dalam Bahasa Yunani yang berkaitan dengan istilah arsip, yaitu:
1. Archea, artinya catatan/dokumen mengenai pemerintahan.
2. Archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu.
3. Archeon/archeion, artinya balaikota yang sama artinya dengan archium.
Untuk istilah Bahasa Perancis, arsip adalah “Dossier” (dibaca dosie) yang berarti catatan-catatan baik dalam bentuk tulisan atau rekaman, gambar-gambar maupun dalam bentuk yang lain dengan keterangan, bahwa satu dengan yang lain ada hubungannya.
Dalam istilah Indonesia, arsip memiliki arti:
1. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan.
2. Bahan-bahan, baik berujud surat, laporan, perjanjian, gambar-gambar hasil kegiatan, statistik, kuitansi dan sebagainya, yang disimpan sebagai bahan pengingatan.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran Modern menyatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Menurut George R. Terry dalam bukunya “Office Management and Control” mengatakan: Kearsipan (filling) adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas 9surat) apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dengan membaca beberapa definisi tersebut di atas maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi:
1. Penyimpanan (storing)
2. Penempatan (placing)
3. Penemuan kembali (finding)
1. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.
2. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berujud tulisan, gambar, grafik dan sebagainya.
3. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.
Ada beberapa istilah dalam Bahasa Yunani yang berkaitan dengan istilah arsip, yaitu:
1. Archea, artinya catatan/dokumen mengenai pemerintahan.
2. Archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu.
3. Archeon/archeion, artinya balaikota yang sama artinya dengan archium.
Untuk istilah Bahasa Perancis, arsip adalah “Dossier” (dibaca dosie) yang berarti catatan-catatan baik dalam bentuk tulisan atau rekaman, gambar-gambar maupun dalam bentuk yang lain dengan keterangan, bahwa satu dengan yang lain ada hubungannya.
Dalam istilah Indonesia, arsip memiliki arti:
1. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan.
2. Bahan-bahan, baik berujud surat, laporan, perjanjian, gambar-gambar hasil kegiatan, statistik, kuitansi dan sebagainya, yang disimpan sebagai bahan pengingatan.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran Modern menyatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Menurut George R. Terry dalam bukunya “Office Management and Control” mengatakan: Kearsipan (filling) adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas 9surat) apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dengan membaca beberapa definisi tersebut di atas maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi:
1. Penyimpanan (storing)
2. Penempatan (placing)
3. Penemuan kembali (finding)
Sumber: Anggrawati, Dewi.2004.Sistem Kearsipan. Bandung: Armico. Barthos, Basir.1989.Manajemen Kearsipan.Jakarta: PT Bumi Aksara. Mulyono, Sularso, Muhsin, Marimin.1984.Dasar-Dasar Kearsipan.Yogyakarta: Liberti.
Senin, 10 Maret 2014
Senin, 03 Maret 2014
Bersyukur
Kata "bersyukur" memang mudah untuk dikatakan oleh setiap orang. Akan tetapi bersyukur secara tindakan dan perilaku sulit untuk dilakukan. Seringkali ketika seseorang mendapatkan cobaan yang tidak begitu menyenagkan mereka akan mengeluh dan jauh dari rasa bersyukur. Hal tersebut biasa terjadi manakala seseorang mendapat cobaan yang dirasa berat. Sebenarnya baik kejadian baik maupun kejadian buruk merupakan suatu cobaan. Bagaimana kita menyikapi cobaan tersebut tentunya akan menentukan seberapa besar tingkat keimanan kita. Semakin besar rasa bersyukur kita, semakin besar pula cobaan yang akan kita hadapi, dan akan semakin tinggi pula tingkat iman kita apabila kita mampu melaluinya dengan baik.
Inganlah bahwa sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan. Sebagai manusia biasa yang tidak ada apa-apanya di dunia ini, marilah kita senantiasa memohon ampun kepada-Nya, mensyukuri segala sesuatu yang Tuhan berikan kepada kita. Apapun yang kita dapatkan saat ini, kata yang pertama kali kita keluarkan dari mulut kita adalah "Syukur Alhamdulillah". Insyaallah kita akan didekati oleh malaikat yang akan mendoakan kebaikan bagi kita dan jauh dari syetan yang sesat.
Langganan:
Postingan (Atom)