SYARAT-SYARAT ARSIP
Arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat/diterima oleh lembaga pemerintahan/ swasta/perorangan dan pempunyai nilai guna, yang disusun menurut sistem tertentu agar pada saat diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa tidak semua warkat atau surat dapat dikategorikan sebagai arsip, sebab surat atau warkat baru dapat dinyatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Merupakan kumpulan warkat
Warkat/records adalah setiap catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat tentang sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan oran untuk membantu pengingatan.
2. Mempunyai nilai guna
Menurut Vernoon B. Santen, nilai guna arsip adalah ALFRED, yaitu:
A: administrative value (nilai guna di bidang administrasi)
L: legal value (nilai guna di bidang hukum)
F: fiscal value (nilai guna di bidang keuangan)
R: research value (nilai guna di bidang penelitian)
E: educational value (nilai guna di bidang pendidikan)
D: documentary value (nilai guna di bidang dokumentasi)
3. Disimpan menurut sistem tertentu
Pada dasarnya ada 5 macam sistem penyimpanan arsip, yaitu:
a. Sistem abjad
Penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad dari A-Z. Kode tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
b. Sistem pokok soal (subyek)
Penyimpanan sistem ini adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat (pokok soal isi surat).
c. Sistem tanggal (kronologis)
Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat (untuk surat keluar), dan tanggal penerimaan surat (untuk surat masuk).
d. Sistem nomor
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka. Nomor yang digunakan bukan nomor surat, tetapi nomor kode penyimpanan.
e. Sistem wilayah
Penyimpanan dengan sistem ini adalah penyimpanan arsip dikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu.
4. Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat. < br /> Sumber:
Anggrawati, Dewi.2004.Sistem Kearsipan. Bandung: Armico.
Mulyono, Sularso, Muhsin, Marimin.1984.Dasar-Dasar Kearsipan.Yogyakarta: Liberti.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa tidak semua warkat atau surat dapat dikategorikan sebagai arsip, sebab surat atau warkat baru dapat dinyatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Merupakan kumpulan warkat
Warkat/records adalah setiap catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat tentang sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan oran untuk membantu pengingatan.
2. Mempunyai nilai guna
Menurut Vernoon B. Santen, nilai guna arsip adalah ALFRED, yaitu:
A: administrative value (nilai guna di bidang administrasi)
L: legal value (nilai guna di bidang hukum)
F: fiscal value (nilai guna di bidang keuangan)
R: research value (nilai guna di bidang penelitian)
E: educational value (nilai guna di bidang pendidikan)
D: documentary value (nilai guna di bidang dokumentasi)
3. Disimpan menurut sistem tertentu
Pada dasarnya ada 5 macam sistem penyimpanan arsip, yaitu:
a. Sistem abjad
Penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad dari A-Z. Kode tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
b. Sistem pokok soal (subyek)
Penyimpanan sistem ini adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat (pokok soal isi surat).
c. Sistem tanggal (kronologis)
Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat (untuk surat keluar), dan tanggal penerimaan surat (untuk surat masuk).
d. Sistem nomor
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka. Nomor yang digunakan bukan nomor surat, tetapi nomor kode penyimpanan.
e. Sistem wilayah
Penyimpanan dengan sistem ini adalah penyimpanan arsip dikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu.
4. Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat. < br /> Sumber:
Anggrawati, Dewi.2004.Sistem Kearsipan. Bandung: Armico.
Mulyono, Sularso, Muhsin, Marimin.1984.Dasar-Dasar Kearsipan.Yogyakarta: Liberti.
0 komentar:
Posting Komentar